お礼を伝える手紙やトップの挨拶状の代筆は、広報担当者の重要な任務。「もっと気の利いたお手紙を書きたい！」と考える読者のために、東洋ゴム工業・北川治彦氏にアドバイスをいただきました。

Q.トップや役員の挨拶状の
代筆や清書を行う場合に、
気を付けるべきことはありますか。

挨拶状は架け橋。
「発信者らしいキーワード」
「相手の動向」を謙虚に盛り込もう。

経営幹部の挨拶状は会社を代表した意思伝達文ですし、その文章が社格、格式を伝える重要な存在感を帯びているわけですから、公式挨拶として、原則に則った踏まえるべき様式を満足させることは不可欠です。

形式を重んじてそれを守る一方で、裏方として配慮しておきたいことは書き手の技術が文章のリズム感を創るということ。読み手にストレスを与えない文字送りは大事です。句読点の位置や改行のタイミングに合わせた言葉選びは、文面を目で追う相手の印象を変えます。全体的なトーンのバランスを整える必要もあります。華美すぎず、厳格すぎず。普段使わない祝詞のようなものは意味も気持ちも伝わりません。

コミュニケーションのプロとして期待される私たちの場合、二つの要素を用意して、発信者にそれを加えるか否か判断してもらうことも、黒子の役割として大切かなと私は思っています。

ひとつは、その発信者が普段使っているキーワードを盛り込むということ。もうひとつは …