「正しくても伝わらない文書」を作り続けていませんか？

・企業の広報担当者など公式な文章を執筆する方

・自治体の職員

・自治体への提案を行う企業の担当者

ビジネス・コミュニケーションでは、「テキスト」での意思疎通が多いといえます。文字として残るため、時間が経ってから指摘されることもあります。
特に公式な文章は、社内外の目も厳しくなります。リリース文書や、謝罪文、ＩＲ資料、議事録など、社外に公開する文書は、適切な文章、表現が求められるものです。最近では、SNSによって多くの人の目に触れる可能性があり、適切な文章を書く力の重要性が高まっています。

これらの公式文章は、書き方を学ぶ機会が多くはありません。そのため、ネット上で調べた断片的な知識をもとに書いてしまいがちです。その結果、不適切な表現になり、内容が相手に伝わりづらくなるだけでなく、「間違っている」「幼稚な表現だ」と指摘され、会社の品位を下げてしまう危険性もあります。

「読み手に過不足なく情報が伝わり、企業・商品・ブランドに信頼を寄せてもらうための文章術」を身につけるためには、考え方、ルールを学ぶ必要があります。その目安・よりどころとして、国語分科会が約70年振りに刷新した「公用文作成の考え方」（文化審議会建議）があります。これは、
・公用文は、理解や信頼を得て、必要とされる行動を起こすきっかけとされるべきである
・一方向の情報発信であっても、書き言葉によるコミュニケーションとして捉えるとよい
・義務教育で学ぶ範囲の知識で理解できるように書く
・１文が50〜60字程度になってきたら、読みにくくなっていないか意識するとよい
・厳密さを求めすぎない
など、民間企業でもすぐに使えるノウハウが詰まっているものです。そこで宣伝会議では、この審議にかかわった講師を招き、公式文章で使える、伝わる文章術講座を開催します。

01　客観性の高い「言葉のルール」を身に付ける

言葉で意思疎通を図るために必要なものは、共通のルールです。例えば英語と日本語で会話をしても、なかなかわかり合えません。それは言葉のルールが異なるからです。つまり、事実を正確に、効率的に伝えるために必要な「共通のルール」とは、語彙や文法のことです。 そうは言っても、「今さら文法なんて......」「文法が嫌い！」という人もいるかもしれません。そこで本講座では、「積極的に使いたい接続詞」と「使用を避けたい接続詞」や、自分でできる「助詞の使い方のチェック方法」、「主語と述語のねじれを防ぐ簡単な方法」など、客観性が高く、ビジネスで実践できるノウハウを厳選してお伝えします。

02　敬語の多用・誤用は高リスクであることを理解する

かしこまった文章を書こうとするあまり、敬語を過剰に使ってしまうのは、社会人が陥りがちなパターンです。敬語を多用すると、文章がわかりづらくなったり、かえって失礼な表現になったりすることもあります。そこで講義では、正しい敬語の使い方と、それをマスターするための基本的な考え方をお伝えします。

03　チェックしておきたい用語・表記のルール

言葉の選択次第で、読み手の理解度が変わるだけでなく、いわゆる「炎上」を招くリスクもあります。理解しやすい言葉を選択するのはもちろんのこと、読み手に違和感・不快感を与えない言葉を選ぶことも重要です。 また、漢字で書くかひらがなで書くかを悩んだ経験や、送り仮名や同音異字の使い方で迷うこともあるのではないでしょうか。このような、一度は押さえておきたい表現上のルールとポイントをまとめてお伝えします。

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